Rechtssichere E-Mail Archivierung mit MailStore Server

In Deutschland, Österreich und der Schweiz gelten rechtliche Anforderungen, dass Unternehmen verpflichtet ihre E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig und originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren.

Dazu kann jegliche geschäftliche Korrespondenz gehören durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wurde.

Die Verantwortung für die Umsetzung dieser rechtlichen Anforderungen liegt bei der Geschäftsführung.

+++ Kommt dieser seiner Pflicht nicht nach, drohen steuerrechtliche, in bestimmten Fällen auch zivilrechtliche Sanktionen +++

Vorteile der E-Mail-Archivierung

Schutz vor Datenverlusten


Anwender können wichtige E-Mails nach Belieben oder aus Versehen unbemerkt löschen. Oft löschen Anwender ihr gesamtes Postfach, wenn diese aus dem Unternehmen ausscheiden. Unternehmen können so täglich wichtige Daten verlieren. Über eine E-Mail-Archivierungslösung können alle bestehenden, sowie alle zukünftig ein- und ausgehenden E-Mails im Unternehmen durch das Aufsetzen einer Journal-Archivierung nach den empfohlenen Vorgaben vollständig archiviert werden. E-Mails können dabei noch vor der Zustellung an den Anwender archiviert werden, wodurch Datenverluste vollständig ausgeschlossen werden.

 

Rechtliche Sicherheit


Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden rechtlichen Anforderungen (z.B. aus §147 AO oder §257 HGB) verpflichten Unternehmen grundsätzlich dazu, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dies kann in der Praxis nur durch den Einsatz einer Archivierungslösung realisiert werden.
Die Verantwortung für die Umsetzung der rechtlichen Vorgaben liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.
Darüber hinaus erleichtert die Archivierung die Nutzung von E-Mails im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis.

Steigerung der Produktivität


Durch den schnellen und umfassenden Zugriff auf die Informationsressource E-Mail kann die Produktivität im Unternehmen entscheidend verbessert werden:
▪ Anwender können über verschiedene Wege (z.B. über eine Integration in Microsoft Outlook oder über Web Access) auf das Archiv zugreifen und die E-Mails über eine schnelle Volltextsuche durchsuchen. Auch der Zugriff über die gewohnte Ordnerstruktur ist weiterhin möglich.
▪ Postfachbegrenzungen werden überflüssig. Anwender müssen keine Arbeitszeit mehr mit der Organisation ihrer Postfächer und dem Aussortieren „weniger wichtiger“ E-Mails verbringen.
▪ Die Archiv-Suche kann auf Unternehmensebene bei E-Discovery-Szenarien verwendet werden, etwa indem mit der Archiv-Suche der

Reduzierung von IT-Kosten und Aufwänden


Das stark steigende Datenvolumen setzt IT-Verantwortliche zunehmend unter Druck. Die Sicherheit und Verfügbarkeit der Daten sicherzustellen erfordert Jahr für Jahr mehr Zeit und Ressourcen. Durch E-Mail-Archivierung kann diese Kostenspirale wirkungsvoll durchbrochen werden:
▪ Storage-Anforderungen und Kosten werden durch die Auslagerung der E-Mails in ein Archiv dauerhaft reduziert
▪ Die zeitaufwändige Wiederherstellung von E-Mails aus alten Datensicherungen (sofern diese die betroffenen E-Mails noch enthalten) durch die IT-Abteilung entfällt; Anwender können E-Mails bei Bedarf selbstständig wiederherstellen
▪ Die Komplexität von Backup- und Wiederherstellungsprozessen für den E-Mail-Server wird deutlich reduziert
▪ Dezentral gespeicherte E-Mail können zusammengeführt und einfach gesichert werden
Die durch E-Mail-Archivierung eingesparten IT-Kosten erzeugen in der Regel schon nach kurzer Zeit einen Return on Investment (ROI).